Anwesenheit für einen Bildungsträger
Aus den Zoom-Berichten eines Monats entsteht automatisch die Anwesenheitsauswertung mit Ampel je Teilnehmer, dazu die Fehlzeiten-Bescheinigungen für die Agentur für Arbeit.
Prozessautomatisierung
Was jeden Monat gleich abläuft, muss niemand mehr von Hand machen.
Ich baue Automatisierungen, die genau zu Ihren Abläufen passen. Für Aufgaben, für die es keine fertige App gibt, oder die eine fertige App nur halb erledigt.
Aus echten Projekten
So sieht Automatisierung in der Praxis aus.
Diese Abläufe laufen heute bei Betrieben, für die ich gearbeitet habe. Namen nenne ich nicht, die Aufgaben schon.
Anträge, die sich selbst ausfüllen
Weiterbildungsanträge mit vier Formularen je Mitarbeiter: Die Daten kommen aus einer Excel-Liste, die fertigen PDFs liegen nach Sekunden bereit.
Briefe aus Originalvorlagen
Die eigene Vorlage bleibt Zeile für Zeile erhalten, nur die Felder werden getauscht. Für Serienbriefe an Eigentümer und Mieter.
Postfach, das sich selbst sortiert
Jeden Morgen um halb sechs ist der Posteingang nach festen Regeln geordnet. Unklares bleibt liegen, statt falsch einsortiert zu werden.
Website-Anfragen ins System
Das Kontaktformular eines Maklers schreibt direkt in eine eigene Anfragen-App, statt in einem Postfach unterzugehen.
Eignet sich das für Sie?
Ein Ablauf lohnt sich, wenn …
… er regelmäßig wiederkehrt.
Täglich, wöchentlich oder jeden Monat. Je öfter, desto schneller hat sich die Automatisierung bezahlt gemacht.
… er festen Regeln folgt.
Wenn eine Person ihn einer anderen in einer Seite erklären kann, kann ihn auch ein Programm übernehmen.
… Daten von A nach B wandern.
Abtippen aus Mails, Übertragen aus Excel, Kopieren zwischen Programmen. Hier entstehen die meisten Fehler.
… er niemandem Freude macht.
Die Arbeit, über die im Team keiner spricht, weil sie einfach erledigt werden muss.
Häufige Fragen
Automatisierung, kurz erklärt.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt vom Ablauf ab. Sie bekommen vorher ein festes Angebot. Ob sich das für Sie rechnet, rechnen wir vorher gemeinsam aus: gesparte Stunden gegen den Preis.
Wann nehme ich Alpha Automation, wann eine Lösung nach Maß?
Für Postfach, Termine, Rechnungen und Anfragen reicht oft Alpha Automation. Für Abläufe mit Formularen, Fachsoftware oder besonderen Vorgaben baue ich eine Lösung nach Maß.
Muss ich meine Programme wechseln?
Nein. Ich verbinde in der Regel die Programme, die Sie schon nutzen, zum Beispiel E-Mail, Excel, Kalender, Zoom oder Ihre Branchensoftware.
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn mir in zwei Sätzen. Ich sage Ihnen, ob und wie er sich automatisieren lässt.